Beste verhuursoftware voor materiaalverhuur

Vorige week sprak ik een groothandel die dagelijks 40 minuten kwijt was aan het handmatig bijhouden welke compressor waar stond. "We wisten niet eens of materiaal beschikbaar was tot een klant belde," vertelde de eigenaar. Herkenbaar? Dan is het tijd voor verhuursoftware.

Maar waar moet je precies op letten bij het selecteren van de beste verhuursoftware voor jouw groothandel? In dit artikel bespreken we de 6 belangrijkste kenmerken waar goede verhuursoftware aan moet voldoen en vind je tips voor het vergelijken van aanbieders.

Kenmerken van de beste verhuursoftware

1. Je medewerkers moeten de software snappen zonder handleiding

Je nieuwe medewerker moet binnen een uur een reservering kunnen maken. Zonder cursus. Zonder collega die meekijkt. Als dat niet lukt, is de software gewoon te ingewikkeld.

Een duidelijke en overzichtelijke layout bespaart tijd en voorkomt frustraties. Let bij het vergelijken van verhuursoftware op de indeling van het menu en hoe gemakkelijk het is om belangrijke functies te vinden.

2. Uitgebreid voorraadbeheer: van chaos naar controle

Efficiënt voorraadbeheer is cruciaal voor elk magazijn. De verhuursoftware moet beschikken over krachtige tools voor het bijhouden van voorraadniveaus, locaties en bewegingen.

Zoek naar features zoals barcode of QR-code scanning, automatische voorraadupdates en integraties met leveranciers. Hoe meer geautomatiseerd het inventarisbeheer, hoe minder kans op fouten en hoe meer tijd je bespaart.

Lees ook: 17 Essentiële KPI's voor optimaal voorraadbeheer

3. Verhuur per uur, dag, week? De software moet meebewegen

Goede verhuursoftware moet kunnen omgaan met verschillende verhuurscenario's en reserveringsopties. Of je nu materiaal verhuurt per uur, per dag of per week, de software moet dit aankunnen.

Kijk ook naar mogelijkheden voor terugkerende reserveringen, groepsreserveringen en het instellen van verschillende prijzen en kortingen. Hoe flexibeler de software, hoe beter je kunt inspelen op de wensen van je klanten.

4. Uitgebreide rapportage en analytics

Om weloverwogen beslissingen te nemen heb je inzicht nodig in de prestaties van je verhuuractiviteiten. Uitgebreide rapportage en analytics zijn daarom onmisbaar in verhuursoftware. Zoek naar software met een breed scala aan standaardrapporten, zoals omzet, bezettingsgraad en onderhoud. Nog beter is de mogelijkheid om aangepaste rapporten samen te stellen en realtime metrics te bekijken in een overzichtelijk dashboard.

5. Integratie met andere systemen

Verhuursoftware staat nooit op zichzelf. Voor een optimale workflow is integratie met andere systemen zoals boekhouding, CRM en leveranciers essentieel.

Kijk daarom goed naar de integratiemogelijkheden bij het selecteren van software. API-toegang en voorgebouwde koppelingen met populaire tools besparen veel tijd en moeite. Hoe beter de integratie, hoe efficiënter je bedrijfsprocessen.

6. Klantsupport en training

Zelfs de beste software is weinig waard zonder goede klantsupport en training. Controleer welk niveau van ondersteuning wordt geboden, zowel tijdens de implementatie als daarna.

Is er een helpdesk beschikbaar? Worden er trainingen op locatie of online gegeven? Hoe snel wordt er gereageerd op vragen en problemen? Goede support is het verschil tussen probleemloos werken en vastlopen in de software.

7. Facturatie

Goede verhuursoftware is gekoppeld aan een boekhoudpakket om foutieve handmatige invoer te voorkomen en de facturatieprocessen te stroomlijnen.

Tips voor het vergelijken van de beste verhuursoftware

Met zoveel verschillende aanbieders en features kan het een uitdaging zijn om verhuursoftware te vergelijken. Hier zijn enkele tips om je op weg te helpen:

• Begin niet met een eisenlijst van 47 punten. Start je lijst hiermee: wat gaat er nu mis? Verliezen jullie materiaal? Dubbele boekingen? Klanten die te lang wachten? Los dát eerst op. De rest is leuk, maar niet nodig.
• Vraag demo's of proefperiodes aan bij verschillende aanbieders om de software zelf te ervaren.
• Controleer reviews en referenties van andere (logistieke) bedrijven om een beeld te krijgen van gebruikerservaringen.
• Let op verborgen kosten zoals eenmalige opstartkosten, transactiekosten en prijzen voor extra gebruikers of functies.
• Kijk naar de schaalbaarheidsmogelijkheden van de software naarmate je bedrijf groeit.

Het is even puzzelen om de beste match voor jouw magazijn te vinden. Gebruik onze tips en de zes belangrijkste kenmerken om aanbieders te vergelijken; zo maak je een keuze waar je later geen spijt van krijgt.

Top 3 leveranciers van verhuursoftware vergelijken

Nu je weet waar je op moet letten bij de vergelijking van verhuursoftware voor de verhuuractiviteiten van jouw groothandel, is het interessant de top 3 belangrijkste spelers in de markt met elkaar te vergelijken.

1. RentMagic

RentMagic is een webgebaseerd, flexibel verhuurbeheerplatform dat al bijna 20 jaar groothandels helpt hun ROI te verhogen. Met deze software hou je eenvoudig je voorraad bij en beheer je alle bedrijfsprocessen en diensten rond je producten.

RentMagic is schaalbaar en geschikt voor bedrijven van elke omvang, vooral voor organisaties die hun klanten extra waarde willen bieden. Het platform is sterk aanpasbaar en zorgt ervoor dat je je geen zorgen hoeft te maken over updates. Bovendien is er een REST API beschikbaar voor integratie met andere software zoals boekhoudprogramma’s van Exact, Afas en Microsoft Dynamics en ERP-systemen zoals SAP.

Wat zeggen gebruikers over RentMagic?

Het samenwerken met het team bevalt over het algemeen erg goed. Klanten hebben rechtstreeks contact met productspecialisten en krijgen direct advies. De lijnen zijn kort. Gebruikers kunnen met allerlei vragen bij hen terecht, zowel technisch als functioneel inhoudelijk.

Een deel van de gebruikers geeft aan dat ze de SaaS software heel consistent vinden als ze eenmaal weten hoe het werkt. RentMagic wordt ingeladen uit het datamodel dat er achter zit, waardoor de modules over het algemeen hetzelfde werken.

Lees hoe groothandels RentMagic verhuursoftware gebruiken en wat het hen oplevert

2. InspHire

Het Britse InspHire levert al meer dan twee decennia toonaangevende oplossingen voor verhuur- en voorraadbeheer aan verhuurbedrijven van allerlei omvang en in diverse sectoren. InspHire helpt bedrijven wereldwijd om hun verhuurprocessen te stroomlijnen, het gebruik van apparatuur te optimaliseren en de winstgevendheid te verhogen.

Wat zeggen gebruikers over InspHire?

De gebruikers op de software vergelijkingssite Capterra geven aan dat ze tevreden zijn over deze leverancier, maar dat de software lastig is in te stellen en te gebruiken. Daarnaast wordt de Britse klantenservice door gebruikers bestempeld als slecht bereikbaar.

3. MCS Rental Software

Het Britse MCS Rental Software bevordert verhuurgroei door processen te automatiseren en te stroomlijnen. MCS optimaliseert het verhuurproces en zorgt voor een naadloze verbinding tussen teams en backoffice. De software geeft een overzicht van alle klantinteracties en je apparatuurvoorraad.

Wat zeggen gebruikers over MCS Rental Software?

De gebruikers op de software vergelijkingssite Capterra geven aan dat ze overall heel tevreden zijn over deze leverancier, maar geven aan dat de kosten erg hoog zijn. Ze betalen ook voor features die ze niet gebruiken.

Conclusie: Welke verhuursoftware past bij jouw bedrijf?

Na het vergelijken van de drie belangrijkste verhuursoftware-oplossingen voor materiaalverhuur, wordt duidelijk dat elke aanbieder zijn eigen sterke en zwakke punten heeft. Welke het beste bij jouw groothandel past, hangt af van jouw specifieke situatie en prioriteiten.

Kies voor RentMagic als:

• Je persoonlijke support en korte communicatielijnen belangrijk vindt
• Je behoefte hebt aan rechtstreeks contact met productspecialisten
• Je een schaalbare oplossing zoekt die met je bedrijf meegroeit
• Je naadloze integratie nodig hebt met Nederlandse boekhoudprogramma's zoals Exact, Afas en Microsoft Dynamics

Geschikt voor: Industriële groothandels, MKB en grotere bedrijven die toegevoegde waarde willen bieden aan hun klanten.

Kies voor InspHire als:

• Je specifiek zoekt naar een aanbieder met veel ervaring in sectoren zoals installaties, hoogwerkers en bouw
• Je wereldwijd actief bent

Kies voor MCS Rental Software als:

• Je specifiek MCS's aanpak voor procesautomatisering en backoffice-integratie wilt
  
  

De kernvraag: wat is voor jou het belangrijkst?

Als persoonlijke support en toegankelijkheid prioriteit hebben: → RentMagic biedt directe lijnen naar productspecialisten en Nederlandse support

Als je in een specifieke sector werkt: → InspHire heeft veel sector-ervaring, maar houd rekening met gebruiksvriendelijkheid

Als je zeer internationaal opereert: → MCS ondersteunt meerdere locaties, talen en valuta's, maar houd rekening met hogere kosten

Volgende stap: test zelf de beste verhuursoftware

• Vraag demo’s of proefperiodes aan bij verschillende aanbieders
• Controleer reviews en referenties van andere logistieke bedrijven
• Let actief op verborgen kosten
• Bekijk en vergelijk de schaalbaarheidsmogelijkheden

Veel gestelde vragen over de beste verhuursoftware

Waarom is integratie met andere systemen belangrijk?

Verhuursoftware staat nooit op zichzelf. Voor een optimale workflow is integratie met andere systemen zoals boekhouding, CRM en leveranciers essentieel. Hoe beter de integratie, hoe efficiënter je bedrijfsprocessen verlopen.

Wat is het verschil tussen webgebaseerde en server-gebaseerde verhuursoftware?

• Webgebaseerde software (zoals RentMagic) - Wordt via internet gebruikt, geen installatie nodig.
• Server-gebaseerde software (zoals InspHire) - Draait op eigen servers, maar gebruikers melden dat dit de neiging heeft om langzamer te werken.

Waarom is facturatie-integratie belangrijk bij verhuursoftware?

Goede verhuursoftware moet gekoppeld zijn aan een boekhoudpakket. Dit voorkomt foutieve handmatige invoer en stroomlijnt de facturatieprocessen.

Meer weten over de optimalisatie van verhuurprocessen?

Wil je meer weten over effectief magazijnbeheer? Bekijk onze demovideo of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.