17 Essentiële KPI's voor optimaal voorraadbeheer

€47.000 per jaar extra.

Dat verdient een van onze klanten nu, simpelweg omdat hij z'n bezettingsgraad in de gaten houdt. Hij had altijd gedacht dat hij het goed deed - omzet was prima, klanten tevreden. Tot hij ontdekte dat zijn duurste graafmachines 60% van de tijd ongebruikt in de loods stonden.

"Ik wist niet eens dat ik dit kon meten," vertelde hij na drie maanden RentMagic. "Nu zie ik elke week welke machines stilstaan. Ik heb twee verkocht en de rest beter gepromoot. Zelfde loods, veel meer omzet."

Dat is het verschil met KPI's: je weet eindelijk waar je geld blijft. En waar je meer kunt verdienen.

Daarom deze lijst. Niet omdat je alle 17 KPI's vanaf morgen moet bijhouden (doe dat alsjeblieft niet), maar omdat je moet weten welke voor jouw situatie belangrijk zijn.

Start hier: de 3 belangrijkste KPI's

Als je maar drie KPI's bijhoudt, kies dan deze:

1. Bezettingsgraad van apparatuur

Wat is het? Hoeveel procent van de tijd is je materiaal verhuurd?

Waarom belangrijk? Een machine die stilstaat verdient niks, maar kost wel geld (afschrijving, verzekering, onderhoud, opslagruimte).

Voorbeeld:
Je hebt 10 hoogwerkers, elk €30.000 waard. Totaal €300.000.
In december waren ze 18 van de 31 dagen verhuurd.
Bezettingsgraad = 58%

Wat is goed?

• 40-50% = Te veel voorraad of te weinig vraag
• 60-75% = Gezond
• 80%+ = Uitstekend (maar oppassen: te weinig buffer)
• 95%+ = Waarschijnlijk verhuur je nee tegen klanten

Actie: Als je onder de 60% zit, heb je of te veel voorraad, of te weinig marketing.

2. Voorraadkrimp

Wat is het? Hoeveel voorraad verdwijnt door diefstal, breuk, verlies of administratieve fouten?

Waarom belangrijk? Dit is letterlijk geld dat verdwijnt zonder dat je er omzet voor terugziet.

Voorbeeld:
Bij inventarisatie had je 95 boormachines moeten hebben. Je telt er 91.
4 machines weg × €400 per stuk = €1.600 verlies

Over een jaar: €1.600 × 12 maanden = €19.200 verdampt

Wat is normaal?

• 0-1% = Goed geregeld
• 1-3% = Acceptabel, maar kan beter
• 3%+ = Je hebt een probleem

Veelvoorkomende oorzaken:

• Klanten die niet alles retourneren
• Administratie die niet klopt met werkelijkheid
• Diefstal (eigen personeel of klanten)
• Vergeten materiaal op projectlocaties

Actie: Doe maandelijks een steekproef. Tel je 10 meest waardevolle items. Als je meer dan 5% afwijking ziet, is je administratie niet betrouwbaar.

3. Backorders

Wat is het? Hoe vaak moet je "nee" verkopen omdat je iets niet op voorraad hebt?

Waarom belangrijk? Elke backorder is een teleurgestelde klant. En teleurgestelde klanten bellen de volgende keer je concurrent.

Voorbeeld:
Een klant wil 5 grote tenten huren voor een evenement. Je hebt er maar 3.
Backorder = 2 tenten

Over een maand: 47 backorders op 380 verhuren = 12% backorder-ratio

Wat is acceptabel?

• 0-2% = Uitstekend
• 2-5% = Normaal
• 5-10% = Aan de hoge kant
• 10%+ = Je verliest klanten

Let op: Sommige bedrijven "lossen" dit op door véél meer voorraad te kopen. Maar dan zit je met probleem #1: lage bezettingsgraad.

Actie: Meet dit per productgroep. Als je 15% backorders hebt op klimrekken maar 1% op tafels, weet je waar je voorraad moet uitbreiden.

Die drie KPI's alleen al vertellen je:

1. Of je voorraad genoeg verdient (bezettingsgraad)
2. Of je geld verliest (voorraadkrimp)
3. Of je klanten teleurstelt (backorders)

De rest van de KPI's zijn verfijningen van dit verhaal.

Voorraadniveaus: hoeveel moet je hebben?

4. Gemiddelde voorraad

Wat is het? Hoeveel waarde aan voorraad heb je gemiddeld in de loods staan?

Simpele berekening:
Begin van de maand: €180.000
Eind van de maand: €220.000
Gemiddelde voorraad = €200.000

Waarom belangrijk? Dat is €200.000 dat niet op je bankrekening staat. Het is geld dat vastzit in staal, plastic en machines.

Actie: Bereken dit elke maand. Als het blijft stijgen zonder dat je omzet stijgt, koop je te veel in of verhuur je te weinig.

5. Minimum voorraad (veiligheidsvoorraad)

Wat is het? Het aantal dat je altijd op voorraad moet hebben om nooit door je heen te raken.

Voorbeeld:
Je verhuurt gemiddeld 25 ladder per week. Levering duurt 2 weken.
Minimum voorraad = 50 ladders (25 × 2 weken)

Plus een buffer van 20% voor pieken = 60 ladders

Waarom belangrijk? Als je onder dit niveau komt, krijg je backorders (zie #3).

Actie: Bereken dit voor je top 20 producten. Zet een alarm in je systeem als je onder het minimum komt.

6. Maximum voorraad

Wat is het? Het hoogste niveau voordat je te veel kapitaal vastzet.

Voorbeeld:
Je verhuurt gemiddeld 25 ladders per week.
Bij 100 ladders sta je gemiddeld 4 weken voorraad te hebben.
Maximum voorraad = 100 ladders

Waarom belangrijk? Boven dit niveau betaal je voor opslag, verzekering en afschrijving van spullen die toch stilstaan.

7. Optimale voorraad

Wat is het? De sweet spot tussen minimum en maximum.

Voor die ladders: tussen 60 en 100 stuks
Ideaal: 75-80 ladders

Actie: Dit is geen exacte wetenschap. Begin met je gemiddelde wekelijkse verhuur × 3 weken. Pas aan op basis van ervaring.

8. Inventarisveroudering

Wat is het? Hoe oud is je voorraad?

Categorieën:

• 0-3 maanden: Vers (100% verkoopwaarde)
• 3-6 maanden: Goed (90% verkoopwaarde)
• 6-12 maanden: Oud (70% verkoopwaarde)
• 12+ maanden: Dood (40% verkoopwaarde)

Voorbeeld:
Je hebt 8 lasapparaten die in 14 maanden maar 3× verhuurd zijn.
Aanschafwaarde: €6.400
Huidige waarde: €2.560
Verlies: €3.840

Actie: Maak elk kwartaal een lijst van voorraad ouder dan 12 maanden. Verkoop het, geef korting, of gooi het weg. Een machine die stilstaat kost meer dan hij oplevert.

Verhuurprestaties: wat verdien je?

9. Opslagperiode (voorraaddagen)

Wat is het? Hoeveel dagen staat iets gemiddeld stil tussen twee verhuringen?

Berekening:
Een betonmixer komt retour op 3 januari.
Volgende verhuur: 18 januari.
Opslagperiode = 15 dagen

Waarom belangrijk? Hoe korter de opslagperiode, hoe meer je verdient per item.

Benchmark:

• 0-7 dagen = Fantastisch, high-demand product
• 7-14 dagen = Goed
• 14-30 dagen = Gemiddeld
• 30+ dagen = Vraag jezelf af of je dit wel moet verhuren

Actie: Meet dit per productgroep. Als je ziet dat kleine aggregaten 5 dagen stil staan en grote 45 dagen, weet je waar je marketing op moet richten.

10. Annuleringspercentage

Wat is het? Hoe vaak annuleren klanten hun reservering?

Berekening:
Deze maand: 89 reserveringen
Geannuleerd: 11
Annuleringsratio = 12%

Wat is normaal?

• 0-5% = Prima
• 5-10% = Normaal
• 10-15% = Aan de hoge kant
• 15%+ = Er is iets mis

Veel voorkomende redenen:

• Klant had "voor de zekerheid" gereserveerd
• Project uitgesteld
• Concurrent was goedkoper
• Levering duurde te lang

Actie: Bel geannuleerde klanten. Vraag waarom. Na 10 gesprekken zie je een patroon.

11. Uitvalpercentage

Wat is het? Hoe vaak is iets niet beschikbaar wanneer een klant het wil huren?

Verschil met backorder: Een backorder is wanneer je het überhaupt niet hebt. Een uitval is wanneer je het wel hebt, maar het is al verhuurd.

Voorbeeld:
Klant belt op maandag voor een hoogwerker op donderdag. Je hebt 6 hoogwerkers, maar alle 6 zijn geboekt.
Uitval = 1

Berekening:
120 aanvragen deze maand
14 keer moest je nee verkopen
Uitvalpercentage = 12%

Wat is acceptabel?

• 0-5% = Goed
• 5-10% = Normaal (betekent dat je voorraad efficiënt benut)
• 10-15% = Te hoog, je verliest omzet
• 15%+ = Koop meer voorraad of verhuur minder concurrent-materiaal

Actie: Als je uitvalpercentage onder 5% zit, heb je waarschijnlijk te veel voorraad. Ergens tussen 7-12% is vaak de sweet spot.

12. Gemiddelde huurperiode

Wat is het? Hoe lang huren klanten gemiddeld?

Voorbeeld:
In januari:

• 15 verhuringen van 1 dag
• 23 verhuringen van 2-3 dagen
• 8 verhuringen van 1 week
• 4 verhuringen van 1 maand

Gemiddelde huurperiode = 4,2 dagen

Waarom belangrijk? Langere huurperiodes = minder logistieke kosten per euro omzet.

Benchmark:

• Bouwmaterialen: 3-7 dagen
• Evenementmaterialen: 1-3 dagen
• Industrieel gereedschap: 7-30 dagen

Actie: Stimuleer langere huurperiodes met korting. "Huur 5 dagen, betaal 4" kan je gemiddelde huurperiode verhogen van 3 naar 5 dagen, wat je logistieke kosten halveert.

Financiële KPI's: wat levert het op?

13. Huuropbrengst per artikel

Wat is het? Hoeveel verdien je per item per maand?

Berekening:
Een steiger kost €3.000
Verhuurd 18 dagen deze maand @ €45/dag
Huuropbrengst = €810 per maand

Over een jaar: €810 × 12 = €9.720
ROI: €9.720 / €3.000 = 3,24× per jaar
Terugverdientijd: 4 maanden

Actie: Sorteer je voorraad op huuropbrengst per euro investering. De top 20% verdient waarschijnlijk 80% van je winst. Daar moet je marketingbudget naartoe.

14. Huuropbrengst per klant

Wat is het? Hoeveel verdient een gemiddelde klant je per jaar?

Voorbeeld:
150 actieve klanten
€340.000 omzet
Gemiddelde = €2.267 per klant per jaar

Maar kijk ook naar spreiding:

• Top 10 klanten: €8.500/jaar
• Volgende 40 klanten: €3.200/jaar
• Overige 100 klanten: €750/jaar

Actie: Focus je marketing op het vinden van meer klanten zoals je top 10. En vraag je af: zijn die 100 kleine klanten wel rendabel?

15. Rendement op investering (ROI)

Wat is het? In hoeveel maanden verdien je een machine terug?

Voorbeeld:
Minilader gekocht voor €24.000
Gemiddelde verhuur: €180/dag
Verhuurd 16 dagen per maand
Maandelijkse inkomsten = €2.880

Minus onderhoudskosten (€300/maand) = €2.580 netto

Terugverdientijd = €24.000 / €2.580 = 9,3 maanden

Benchmark:

• <12 maanden = Uitstekende investering
• 12-24 maanden = Goede investering
• 24-36 maanden = Acceptabel
• 36+ maanden = Twijfelachtig

Actie: Koop geen nieuwe voorraad zonder deze berekening te maken. En pas op: veel leveranciers verkopen je materiaal met een theoretische ROI van 8 maanden, maar in de praktijk wordt het 24 maanden.

16. Service- en onderhoudskosten

Wat is het? Hoeveel kost het onderhoud ten opzichte van je omzet?

Berekening:
Graafmachine verhuurd voor €12.000 dit jaar
Onderhoud gekost: €1.800
Onderhoudsratio = 15%

Wat is normaal?

• Nieuw materiaal: 5-10%
• Materiaal van 2-5 jaar: 10-15%
• Materiaal ouder dan 5 jaar: 15-25%
• Materiaal ouder dan 10 jaar: 25%+

Actie: Als onderhoud boven de 25% komt, is verkopen vaak goedkoper dan blijven verhuren. Zeker als de bezettingsgraad ook nog eens laag is.

17. Retouren en inname

Wat is het? Hoe snel komt verhuurde materiaal weer beschikbaar na retour?

Voorbeeld:
Klant retourneert trilplaat op maandag 9:00
Schoonmaken + check: 30 minuten
Weer verhuurbaar: maandag 10:00
Inname-tijd = 1 uur

Versus:
Klant retourneert aggregaat op vrijdag 16:00
Blijft weekend staan
Schoonmaken + kleine reparatie: maandag
Weer verhuurbaar: dinsdag 14:00
Inname-tijd = 70 uur

Waarom belangrijk? Die 70 uur is stilstand. Als iemand op maandag belt voor die aggregaat, moet je nee verkopen terwijl hij wel in je loods staat.

Benchmark:

• Klein handgereedschap: <2 uur
• Machines: <1 dag
• Grote apparatuur: 1-2 dagen

Actie: Meet hoelang materiaal gemiddeld in "wacht op reiniging/controle" staat. Als dit meer dan 10% van je totale voorraad is, ben je geld aan het verliezen.

Klanttevredenheid: de waarheid

18. Net Promoter Score (NPS)

Wat is het? Zou je klant je aanbevelen aan anderen?

De vraag: "Op een schaal van 0-10, hoe waarschijnlijk is het dat je ons aanbeveelt?"

Scores:

• 9-10 = Promoters (fans)
• 7-8 = Passives (neutraal)
• 0-6 = Detractors (ontevreden)

NPS = % Promoters - % Detractors

Voorbeeld:
50 klanten bevraagd:

• 25 gaven 9-10 (50% Promoters)
• 15 gaven 7-8 (30% Passives)
• 10 gaven 0-6 (20% Detractors)

NPS = 50% - 20% = +30

Wat is goed?

• +50 = Uitstekend
• +30 = Goed
• +10 = Gemiddeld
• 0 of lager = Probleem

Actie: Bel de Detractors. Vraag wat er mis ging. Vaak zijn dit kleine dingen die je makkelijk kunt fixen.

Welke KPI's moet JIJ bijhouden voor jouw verhuurbedrijf?

Als je net begint met KPI's:
Start met deze 3:

1. Bezettingsgraad
2. Voorraadkrimp
3. Backorders

Meet dit 3 maanden. Je ziet dan al waar je geld lekt.

Als je al KPI's bijhoudt:
Voeg deze 4 toe: 4. Huuropbrengst per artikel, 5. ROI per productgroep, 6. Uitvalpercentage, 7. Gemiddelde huurperiode.

Als je echt serieus bent:
Meet alle 17. Maar doe dat pas als je de basis op orde hebt. Anders verzuip je in data zonder actie.

De waarheid over KPI's

KPI's zijn geen doel op zich. Een spreadsheet vol met mooie cijfers betekent niks als je er niks mee doet.

Het punt van KPI's is dit:
Je ziet waar je geld lekt. En dan stop je het lek.

Die klant met de graafmachines die 60% stil stonden? Die meet nu z'n bezettingsgraad per machine. Twee machines verkocht (lage bezetting), de rest beter gepromoot (hogere bezetting). Resultaat: €31.000 meer omzet met minder voorraad.

Dat is waar KPI's voor zijn. Niet voor rapporten. Voor actie.

Meest gestelde vragen

Moet ik echt alle 17 KPI's bijhouden?
Nee. Begin met de top 3 (bezettingsgraad, voorraadkrimp, backorders). Als je die onder controle hebt, voeg je er meer toe.

Hoe vaak moet ik KPI's meten?
Minimaal maandelijks. Sommige KPI's (zoals bezettingsgraad) kun je wekelijks meten als je wilt, maar maandelijks is genoeg om trends te zien.

Wat is een goede bezettingsgraad?
Tussen 65-80% is gezond voor de meeste verhuurbedrijven. Lager = te veel voorraad. Hoger = risico dat je klanten teleurstelt.

Hoeveel voorraadkrimp is normaal?
1-2% is acceptabel. Boven de 3% heb je un probleem dat je moet oplossen.

Mijn backorder-percentage is 15%. Is dat erg?
Ja, dat is hoog. Je stelt 1 op de 7 klanten teleur. Dat kost je omzet en schaadt je reputatie. Streef naar onder de 5%.

Wanneer moet ik oude voorraad verkopen?
Als iets langer dan 12 maanden stilstaat en je onderhoudskosten boven de 20% van de verkoopwaarde komen, verkoop het dan. Een machine die stilstaat kost meer dan hij oplevert.

Hoe RentMagic helpt

RentMagic berekent een groot deel van deze 17 KPI's automatisch. Geen handmatige Excel-sheets, geen gedoe met formules. Je ziet real-time:

• Welke machines te veel stilstaan
• Waar je voorraadkrimp zit
• Welke productgroepen het meest verdienen
• Waar je klanten teleurstelt

Wil je zien hoe dat werkt?
→ Bekijk de demo
→ Bel voor een gesprek

Klaar met gissen. Begin met weten.