Creëer workflows die perfect aansluiten bij jouw unieke bedrijfsprocessen zonder dat je vastloopt in voorgedefinieerde sjablonen.
Processen inrichten
RentMagic biedt een krachtige workflow-editor waarmee je stap voor stap je eigen processen kunt definiëren: welke acties moeten plaatsvinden, in welke volgorde, en of het verplicht is of niet. Het is ook mogelijk om verschillende artikelen op een order als een bundel te definiëren zodat je orders kunt opsplitsen in verschillende werkstromen.
Het systeem ondersteunt zowel eenvoudige lineaire processen als vertakkingen met verschillende uitkomsten afhankelijk van situatie.
Tijdsduur
Tijdsgebonden acties zorgen ervoor dat herinneringen, escalaties en deadlines automatisch worden afgehandeld en dat de tijdsduur ervan ook wordt bepaald, ook voor de planning. Het mooie van deze dynamische aanpak is dat je workflows kunt aanpassen zonder programmeerkennis met klikken en instellen.
Zo ontstaan processen die echt passen bij hoe je als organisatie werkt.
Integreer alle beschikbare hulpbronnen in je workflows voor een volledig geautomatiseerd proces dat rekening houdt met mensen, materiaal en middelen.
RentMagic verbindt dan de personeelsplanning en transportcapaciteit in één gecoördineerd systeem.
Kanban of agenda
Via een kanban planbord of agenda kun je zo zien wie er waarop gepland is en dat kan ook weer synchroniseren met Outlook of Google Workspace.
Transformeer chaos naar overzicht met intelligente takenopvolging die ervoor zorgt dat niets vergeten wordt en alles op tijd gebeurt.
RentMagic genereert automatisch taken uit workflows en distribueert deze naar de juiste medewerkers op het juiste moment. De medewerker ontvangt desgewenst een bericht op de RentMagic Mobile app.
Elke taak bevat alle benodigde informatie: wat er moet gebeuren, wanneer het klaar moet zijn, welke materialen nodig zijn en wie er betrokken moet worden. Het systeem houdt bij welke taken voltooid zijn.
Afhankelijkheid
Taken kunnen onderling afhankelijk zijn: levering kan pas plaatsvinden als materiaal gecontroleerd is, facturatie start pas na retourbevestiging. Deze onderlinge verbindingen worden automatisch beheerd, zodat het ene proces naadloos aansluit op het andere. Door deze systematische opvolging wordt verhuur van hectisch jongleren naar gecontroleerde procesuitvoering, waarbij elk teamlid precies weet wat er van hem verwacht wordt en wanneer.
Overzicht over het geheel
Projecten als centrale kapstok
Grote klussen bestaan zelden uit één enkele verhuurorder - vaak zijn het complexe puzzels van verschillende leveringen, teams en tijdlijnen die perfect op elkaar afgestemd moeten worden. RentMagic biedt projectoverkoepeling waarbij één project fungeert als centrale kapstok voor alle gerelateerde activiteiten. Alle orders, taken, leveringen en hulpbronnen worden automatisch gekoppeld aan het hoofdproject, waardoor je altijd totaaloverzicht hebt over voortgang, kosten en planning.
Projecten in RentMagic zijn in essentie slimme bundels van orders, taken en services die samen één grote klus vormen. Het systeem behandelt een project als een overkoepelende lijst waarin je alle gerelateerde verhuurorders, servicetaken en andere activiteiten verzamelt onder één noemer. Deze eenvoudige maar krachtige aanpak zorgt ervoor dat je altijd overzicht houdt over wat er allemaal bij een project hoort, zonder dat je verloren raakt in ingewikkelde projectmanagement-methodieken.
Binnen elk project kun je taken aanmaken met onderlinge afhankelijkheden - bijvoorbeeld dat levering pas kan plaatsvinden nadat materiaal gecontroleerd is, of dat facturatie start na bevestiging van installatie. Deze dependencies zorgen ervoor dat het systeem automatisch waarschuwt wanneer vervolgstappen geblokkeerd worden door uitlopende taken.
RentMagic is geen uitgebreide projectplanning software, maar juist deze eenvoud maakt het krachtig: je houdt overzicht over complexe klussen zonder dat je verdrinkt in planning overhead. Alles wat bij het project hoort staat op één plek, taken hebben een logische volgorde, en iedereen weet wat er moet gebeuren - meer heb je vaak niet nodig voor succesvolle projectuitvoering.
Transformeer de drukte in projecten naar overzichtelijke informatiestromen door alle projectgerelateerde gegevens op één centrale plek te verzamelen en organiseren.
Digitale centralisatie
RentMagic fungeert als digitaal projectkantoor waar alle documenten, communicatie, wijzigingen en beslissingen automatisch gekoppeld worden aan het juiste project. Contracten, tekeningen, offertes, orderbevestigingen, leveringsbonnen en facturen worden automatisch gearchiveerd per project met volledige zoekfunctionaliteit.
Alle teamleden hebben toegang tot actuele projectinformatie zonder dat er informatie verloren gaat in verschillende systemen of e-mailboxen. Wijzigingshistorie toont wie wanneer wat heeft aangepast, zodat je altijd kunt reconstrueren hoe beslissingen tot stand gekomen zijn. Ook externe stakeholders zoals klanten en leveranciers kunnen gecontroleerde toegang krijgen tot relevante projectinformatie via de portal.
Deze centrale informatieorganisatie voorkomt miscommunicatie, elimineert zoektijd naar documenten en zorgt ervoor dat iedereen altijd werkt met de meest actuele projectstatus en -afspraken.
Hergebruik succesvolle projectstructuren en bespaar kostbare voorbereidingstijd door bewezen projectsetups te dupliceren naar nieuwe klussen. RentMagic slaat niet alleen de uitkomst van projecten op, maar ook de complete processtructuur: welke taken in welke volgorde, welke resources standaard nodig zijn, welke goedkeuringsstappen doorlopen moeten worden en welke communicatiemomenten belangrijk zijn. Bij vergelijkbare nieuwe projecten kun je deze template als uitgangspunt gebruiken en aanpassen waar nodig. Het systeem dupliceert niet alleen de planning, maar ook gekoppelde documenten, standaardteksten en procesafspraken. Succesvolle workflows van grote projecten kunnen zo hergebruikt worden voor kleinere klussen, terwijl bewezen aanpakken gestandaardiseerd worden voor het hele team. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je organisatie leert van eerdere projecten en steeds efficiënter wordt in projectuitvoering. Nieuwe medewerkers kunnen direct profiteren van de ervaring van ervaren collega's door gebruik te maken van geoptimaliseerde projectsjablonen.
Houd alle betrokkenen geïnformeerd en betrokken met gestructureerde projectcommunicatie die automatisch de juiste mensen op de juiste momenten bereikt.
RentMagic organiseert communicatie per project en zorgt ervoor dat relevante updates, wijzigingen en beslissingen automatisch naar de juiste stakeholders gaan. Klanten ontvangen tijdig updates over projectvoortgang zonder overspoeld te worden met interne details, terwijl leveranciers alleen communicatie ontvangen die relevant is voor hun onderdeel van het project.
Interne communicatie
Interne teamcommunicatie blijft gescheiden van externe communicatie, zodat er ruimte is voor open discussie over uitdagingen en oplossingen.
Alle communicatie wordt gekoppeld aan projecttaken en beslissingen, waardoor een compleet overzicht ontstaat van hoe het project is verlopen.
Taken altijd binnen handbereik
Van RentMagic naar je telefoon
Alle taken die in RentMagic worden aangemaakt, landen automatisch in de persoonlijke takenlijst van je medewerkers op hun mobiele apparaat. Of het nu gaat om een nieuwe order die gepickt moet worden, een serviceafspraak die ingepland staat, of een controle die uitgevoerd moet worden - iedereen krijgt direct een push-notificatie op hun telefoon zodra er een nieuwe taak voor hen klaarstaat. Ook wanneer taken worden toegewezen aan een heel team krijgen alle teamleden automatisch een melding, zodat taken snel opgepakt kunnen worden door wie er beschikbaar is.