Bouw je klantenbestand op de manier die het beste past bij jouw organisatie, of dat nu handmatig is of via slimme integraties met bestaande systemen.
RentMagic maakt het eenvoudig om nieuwe klanten aan te maken met alle relevante gegevens: van basisinformatie zoals adres en contactgegevens tot specifieke verhuurvoorkeuren en creditlimieten. Maar je hoeft niet opnieuw te beginnen - het systeem kan naadloos klantgegevens importeren uit je huidige CRM, boekhoudpakket of andere bedrijfssoftware.
Via krachtige API-koppelingen blijven klantgegevens automatisch gesynchroniseerd tussen systemen, waardoor je altijd werkt met actuele informatie zonder dubbele invoer. Of je nu werkt met een grote bestaande database of net begint met verhuur, RentMagic groeit mee en integreert met de tools die je al gebruikt. Wijzigingen in contactgegevens, kredietstatus of voorkeuren worden automatisch bijgewerkt in alle gekoppelde systemen.
Leg alle financiële condities per klant vast voor consistente en correcte prijsstelling bij elke verhuurorder. RentMagic beheert klantspecifieke tarieven, kortingspercentages en betalingsvoorwaarden die automatisch worden toegepast bij het maken van offertes en contracten.
Het systeem ondersteunt complexe prijsstructuren zoals staffelkortingen bij grotere orders of speciale projecttarieven voor langlopende samenwerking.
BTW wordt per klant ingesteld afhankelijk van hun status: particulier, zakelijk of internationaal, inclusief specifieke regelingen voor EU-verhuur of export.
Ook betalingstermijnen, creditlimieten en borgafspraken worden per klant beheerd. Bij elke transactie controleert het systeem automatisch de kredietwaardigheid en past de juiste financiële voorwaarden toe.
Wijzigingen in afspraken worden gedateerd bijgehouden, zodat je altijd kunt terugzien welke condities golden op welk moment - essentieel voor geschillen of audits.
Beheer langlopende klantrelaties met professionele contracten die zekerheid bieden voor beide partijen. RentMagic ondersteunt verschillende contracttypes: van eenvoudige jaarcontracten met vaste condities tot complexe meerjarige overeenkomsten met variabele elementen.
lk contract bevat specifieke afspraken over prijzen, leveringsvoorwaarden, betalingstermijnen en verantwoordelijkheden die gedurende de contractperiode gelden.
Vanuit overzichten kun je een waarschuwing krijgen bij het naderen van contracteinden, zodat je tijdig een verlenging kunt bespreken of nieuwe voorwaarden kunt onderhandelen.
Organiseer alle contactpersonen binnen de organisatie van de klant voor gerichte en effectieve communicatie met de juiste personen.
RentMagic begrijpt dat zakelijke klanten vaak meerdere contactpersonen hebben met verschillende rollen en verantwoordelijkheden: van inkopers die orders plaatsen tot projectmanagers die planning coördineren en financiële contacten die betalingen afhandelen.
Elk contactpersoon krijgt een eigen profiel met functie, specialisaties, communicatievoorkeuren en historische interacties. Het systeem koppelt automatisch de juiste contactpersoon aan verschillende processen: technische vragen gaan naar de juiste specialist, facturen naar de financiële contactpersoon, en planningswijzigingen naar een conciërge of projectverantwoordelijke.
Documenteer en organiseer alle klantinteracties voor een complete geschiedenis die elk teamlid direct toegankelijk heeft. RentMagic registreert automatisch alle e-mails, telefoongesprekken, offertes en orderwijzigingen per klant, zodat je altijd de volledige context hebt bij elk contact.
Collega's kunnen direct zien welke afspraken er gemaakt zijn, welke problemen er speelden en hoe deze opgelost werden. Het systeem ondersteunt ook proactieve communicatie door automatische herinneringen te sturen voor eventuele handelingen, zoals tijdige inname, ophalen of iets degelijks.
Gemakkelijk importeren en exporteren
Importeer en exporteer je lijst met klanten via Excel
Werk je al met klantgegevens in Excel? Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. RentMagic maakt het importeren van bestaande klantlijsten kinderspel via een handige Excel-sjabloon die je direct kunt downloaden. Deze sjabloon bevat alle velden die RentMagic herkent, van basisgegevens tot financiële afspraken en contactpersonen. Je vult simpelweg je klantgegevens in volgens de sjabloon en uploadt het bestand - RentMagic doet de rest.
Ook exporteren werkt net zo eenvoudig: trek al je klantgegevens naar Excel voor analyse, rapportage of backup.
.
Pas RentMagic aan de specifieke administratieve behoeften van elke klant aan met dynamisch instelbare flexvelden die zorgen voor perfecte aansluiting op hun interne processen.
Grote zakelijke klanten werken vaak met eigen projectnummers, kostenplaatsen, afdelingscodes of budgetcategorieën die essentieel zijn voor hun interne verantwoording.
Met flexvelden kun je deze informatie vastleggen op orders, facturen en contracten, waardoor klanten hun RentMagic gegevens direct kunnen koppelen aan hun eigen administratie en rapportagesystemen.
Groeperen en rapportage
Het systeem gebruikt deze flexvelden niet alleen voor registratie, maar ook voor intelligente groepering en analyse. Zo kun je automatisch rapportages genereren per kostenplaats, projectfacturatie samenstellen op basis van projectcodes, of materiaalgebruik analyseren per afdeling.
Deze flexibiliteit maakt het verschil tussen een verhuurder die materiaal levert en een partner die naadloos integreert in de bedrijfsprocessen van de klant.
Flexvelden kunnen algemeen in je omgeving aangemaakt worden of per klant specifiek, zodat elke organisatie precies de structuur krijgt die past bij hun werkwijze.
Elke klant heeft zijn eigen financiële cyclus en administratieve voorkeuren. RentMagic past zich daar volledig aan aan met flexibele facturatieritmes per klant.
Waar de ene klant voorfacturatie prefereert voor budgetbeheersing, wil de andere juist betaling achteraf op basis van werkelijk gebruik. Het systeem ondersteunt alle varianten: van wekelijkse termijnfacturatie bij grote projecten tot maandelijkse verzamelfacturen voor alle verhuuractiviteiten van een klant.
Facturatie type aanpassen
Zelfs binnen één klantrelatie kun je verschillende type facturaties hanteren per type verhuur of project. Automatische facturatieschema's zorgen ervoor dat elke klant volgens zijn voorkeuren wordt gefactureerd zonder handmatige interventie.
Goedkeuring
Het systeem kan ook ingericht worden voor goedkeuringsprocessen bij de klant.
Factuurklant
Het is ook mogelijk om een project of order te koppelen aan een specifieke klant, maar dat de factuur opgemaakt wordt naar een andere klant, denk bijvoorbeeld aan een partnerbedrijf of bovenliggende holding.
Maak elke klantinteractie professioneler door documenten volledig aan te passen aan hun huisstijl en informatiebehoeften.
RentMagic gaat verder dan alleen een logo toevoegen - je kunt per klant de complete opbouw, lay-out en inhoud van offertes, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen personaliseren.
Uitgebreide specificaties
Grote klanten krijgen uitgebreide specificaties met technische details en projectreferenties, terwijl kleine klanten juist een overzichtelijke, vereenvoudigde weergave ontvangen.
Het systeem kan automatisch de juiste template selecteren op basis van klanttype, orderwaarde of productcategorie. Zelfs taalvoorkeur en valuta wordt ondersteund voor internationale klanten.
Door documenten aan te passen aan de verwachtingen en stijl van elke klant, straal je professionaliteit en aandacht voor detail uit. Klanten ervaren dit als bewijs dat je hen als unieke partner ziet, niet als een nummer in je systeem. Deze consistente, gepersonaliseerde communicatie versterkt merkherkenning en klantloyaliteit aanzienlijk.
Beloon klantloyaliteit en beheer complexe commissiestructuren met geavanceerde kortings- en commissiesystemen die verder gaan dan simpele percentages.
RentMagic ondersteunt complexe kortingsstructuren per klant: van volumekortingen die automatisch activeren bij bepaalde orderwaarden tot loyaliteitskortingen die geleidelijk toenemen naarmate klanten meer bij je huren.
Met automations is het mogelijk om kortingen te hanteren waarbij verschillende productgroepen bepaalde kortingspercentages krijgen.
Commissionair
Voor commissiestructuren biedt RentMagic krachtige functionaliteit waarbij automatisch aparte commissie-creditfacturen gegenereerd worden voor tussenpersonen, dealers of commissie-organisaties. Het systeem berekent commissies op basis van vooraf ingestelde percentages per productgroep, klanttype of omzetvolume, en genereert automatisch de juiste creditnota's aan de commissie-ontvangende partij.
Veilig verhuren begint bij controle
Voorkom verhuur van verkeerde materialen
Veiligheid staat voorop in verhuur - niet iedereen mag zomaar elke machine bedienen. RentMagic voorkomt risico's en aansprakelijkheid door automatisch te controleren of klanten de juiste certificeringen hebben voor specifiek materiaal. Het systeem kan per product of productgroep instellen welke certificaten vereist zijn: van heftruckcertificaten en VCA-diploma's tot specifieke machinebevoegdheden en veiligheidstrainingen.
Bij het maken van een offerte of order controleert RentMagic automatisch of de klant (of zijn medewerkers) beschikt over de vereiste certificeringen. Ontbrekende of verlopen certificaten worden direct gemeld, zodat je proactief kunt handelen. Het systeem houdt bij wanneer certificaten verlopen en waarschuwt tijdig voor hernieuwing. Voor bedrijven kun je per contactpersoon bijhouden welke bevoegdheden zij hebben, zodat materiaal alleen verhuurd wordt aan gecertificeerd personeel.