De Vrije Universiteit Brussel is gelegen in Brussel, het hart van Europa. Met 20.000 studenten waarvan bijna een kwart uit het buitenland komt, is de VUB de plek bij uitstek waar men kan werken aan hun toekomst en aan die van de wereld.
“Met hoogstaand wetenschappelijk onderzoek en onderwijs op maat levert onze universiteit een actieve en geëngageerde bijdrage tot een betere en duurzamere maatschappij.”
Aansluitend op deze visie moest er ook een duurzamere oplossing komen voor de uitleendienst. Met zoveel studenten moest er een zelfdragend systeem komen om de reserveringen en ontleningen in goed banen te leiden. De digitale transformatie van de Vrije Universiteit Brussel werd gepromoveerd en toekomstbestendig gemaakt.
Over de Vrije Universiteit Brussel
De uitleendienst van de VUB bestaat uit 2 verschillende afdelingen binnen 2 verschillende vestigingen. Zowel in Jette als in Etterbeek bestaat er een audiovisuele uitleendienst, maar ook een logistieke uitleendienst. In totaal zijn hier ongeveer 10 personen werkzaam om de gehele uitleendienst in goede banen te begeleiden.
In 2020 is de eerste stap gezet in de digitale transformatie binnen de VUB. Er werd gekozen voor een softwarepakket waarmee het audiovisueel materiaal kon worden beheerd. Hierbij werd er overgeschakeld van papieren contracten en interne Excel-bestanden naar een digitaal systeem. Na verloop van tijd ontstond de wens om hier een webshop aan te koppelen, waar studenten moeiteloos een reservering konden plaatsen. Dit was met het huidige systeem niet mogelijk dus ging de VUB over tot marktonderzoek naar goed werkende uitleensoftware, welke ook beschikte over de mogelijkheid om een online webshop te integreren.
Er was namelijk veel behoefte om de uitleenvoorraad online beschikbaar te stellen voor de VUB-community. Met 20.000 studenten is het niet duurzaam om reserveringen per mail, telefoon op fysiek bezoek te verwerken. Om meer transparantie te bieden over de werking en algemeen een betere dienstverlening te kunnen bieden, was de keuze voor een webshop dan ook een logische stap.
Overtuiging en doortastendheid
Na enkele referenties positief te hebben gesproken, zoals de Provinciale Uitleendienst Vlaams-Brabant, heeft de VUB de balans opgemaakt en gekozen voor RentMagic.
“Na het verkrijgen van een duidelijke en geëngageerde demo, hebben we als uitleendienst een allesomvattende scope opgesteld om een correcte begroting te kunnen krijgen. In dit proces is uitvoerig meegedacht door Infodatek, om te zorgen dat er overal rekening mee was gehouden.”
Er werd een voorstudie gemaakt met bijbehorende projectomkadering, een projectplanning met deadlines en alles uitleenprocessen werden tot in detail beschreven. Alle benodigde data zoals artikelen, klanten, openingsuren, locaties, prijzen, voorraadniveaus, serienummers, toegang en permissies voor medewerkers werden geïnventariseerd en aangeleverd. Deze data werd vervolgens via handige sjablonen in de back-end ingericht. Daarnaast was het belangrijk om afbeeldingen, handleidingen, uitleenvoorwaarden en artikelbeschrijvingen aan te leveren om deze in de webshop te verwerken.
Verder werden er prijzen aan de artikelen gekoppeld en als resultaat hiervan het facturatiemodel ingericht. Infodatek dacht vanuit hun ervaring mee in het inrichten van de juiste rapportage en templates. Zo werden de documenten van offerte tot factuur opgemaakt volgens de huisstijl.
Daarnaast is er speciaal voor de VUB nieuwe functionaliteit ontwikkeld waarbij in de front-end een reservering kan worden gemaakt die artikelen uit meerdere magazijnen combineert, zonder dat de webshop gebruiker hier iets van merkt. Dit zorgt wederom voor betere transparantie en dienstverlening naar de klant toe.
Om er voor te zorgen dat de VUB volledig klaar was om RentMagic in gebruik te nemen, zijn er een tweetal trainingen georganiseerd. Deze trainingen waren zowel theoretisch als praktisch ingericht, zodat er diepgaande kennis van de software kwam onder de medewerkers, zodat zij dit vervolgens in praktijksituaties kunnen toepassen. Tijdens deze trainingen werd de desktop functionaliteit uitgelicht, maar ook het gebruik van de app. De medewerkers van de uitleendienst zijn namelijk regelmatig onderweg om klanten te voorzien van alle materialen die zij hebben gereserveerd. Snel en doelgericht werken, met behoud van alle belangrijke informatie in het handelsproces is essentieel voor de Vrije Universiteit Brussel. Daarnaast zijn de studenten nu perfect op de hoogte van het uitgebreide aanbod van de uitleendienst.
In het traject was intense betrokkenheid vanuit beide partijen en een vlotte manier van communiceren, waardoor dit project snel maar zorgvuldig tot stand is gekomen. De implementatie van RentMagic voor de Vrije Universiteit Brussel laat een perfect voorbeeld zien van een professionele samenwerking om een duurzaam totaalplaatje in de praktijk te brengen.
