Aanvraag en offerte maken
Klanten kunnen eenvoudig offerteaanvragen indienen via verschillende kanalen. Of ze nu bellen, mailen of via de webshop een aanvraag doen - alle informatie komt direct in RentMagic terecht. Het systeem helpt je bij het vastleggen van alle relevante details zoals gewenste artikelen, de huurperiode, afleverlocatie en eventueel andere speciale wensen.
Compleet en gestructureerd
Door de gestructureerde aanpak vergeet je niets en kun je snel een complete offerte of prijsvoorstel samenstellen. Met alle informatie die nodig is om een offerte tot een perfect plaatje te brengen, is al rekening gehouden binnen RentMagic.
Offerte opvolgen
De opvolging van de offertes kun je eenvoudig beheren via RentMagic. Met filters en taken is het mogelijk dit eenvoudig op te volgen voor jezelf of je collega's. Desgewenst kan er zelfs een automation gemaakt worden op reminders te sturen.
Aanvraag via de shop
Je webshop wordt een krachtig commercieel instrument waar klanten zelf hun verhuur kunnen samenstellen. Ze zien direct beschikbaarheid, prijzen en kunnen verschillende opties vergelijken. Klanten voegen artikelen toe aan hun winkelwagen, geven hun gewenste periode aan en dienen automatisch een complete aanvraag in. Je kunt bepalen of het een prijsaanvraag is voor een offerte of dat het direct een reservering of order is.
Veel sneller en handiger
Het bespaart je veel tijd voor beide partijen en vergroot de kans op succesvolle handel. Ook is de kans op het maken van fouten kleiner.
Catalogus
De webshop kan natuurlijk ook direct als catalogus dienen zodat de klant direct alle informatie voorhanden heeft die ze nodig hebben, zoals technische details, afbeeldingen, video's, whitepapers of handleidingen.
Eenvoudig versturen
Verstuur je offertes professioneel per e-mail met één klik, inclusief bijlagen en voorwaarden.
Klanten ontvangen een overzichtelijke offerte die ze digitaal kunnen inzien en goedkeuren via een beveiligde link. Desgewenst kan er ook een PDF bijgevoegd worden met de inhoud.
De klant kan direct akkoord geven. Het systeem houdt automatisch bij welke offertes nog openstaan en stuurt herinneringen voor vervaldatums als je dit instelt via een automation.
Van offerte meteen naar order
Goedgekeurde offertes kunnen direct tot order worden gemaakt, waarna alle relevante informatie vanuit de offerte wordt over gekopieerd. Ook worden de voorraden indien nodig direct vastgelegd voor de klant.
Gepersonaliseerde offertes
Maak offertes die perfect passen bij jouw bedrijfsidentiteit. Upload je eigen logo, pas kleuren aan en bepaal welke informatie waar komt te staan. Je kunt verschillende document sjablonen maken voor verschillende klanttypen of productgroepen.
Formeel of minder formeel
Van zakelijke offertes tot consumentengerichte prijslijsten, alles ziet eruit zoals jij het wilt hebben.
Ook de voorwaarden en teksten pas je volledig naar je eigen stijl aan.
Layout en groeperen
Het is ook mogelijk om groeperingen van artikelsamenstellingen weer te geven, zodat het extra duidelijk wordt voor de ontvangende partij.
Prijzen kun je weergeven zoals je zelf wilt. Ook kun je de generieke prijslijst van artikelen meesturen op de layout als dat voor verduidelijking zorgt.
Pas de juiste condities toe
Zet goedgekeurde offertes automatisch om naar juridisch waterdichte orders oftwel verhuurcontract.
Het systeem neemt alle gegevens over en voegt de juiste algemene voorwaarden toe.
Contract naar gelang
Je kunt verschillende contracttypes instellen voor verschillende verhuurvormen, van bijvoorbeeld eenvoudige dag verhuur tot complexe langlopende overeenkomsten. Alle wijzigingen en toevoegingen worden netjes geregistreerd voor een complete audittrail.
Contracten kunnen ook worden opgesteld die specifiek gelden voor een bepaalde periode waarmee je met de klant prijsafspraken hebt opgesteld.
Alles gecombineerd op één offerte
Combineer verhuur en verkoop moeiteloos op één offerte. Per artikel bepaal je of het om verhuur of verkoop gaat, met de juiste prijsstelling en BTW tarieven.
Perfect voor situaties waar klanten na een verhuurperiode willen overgaan tot koop, of waar je zowel nieuwe als tweedehands artikelen aanbiedt. Of juist accessoires of verbruikartikelen.
Vrije artikelen
Naast verkoopartikelen vanuit de artikellijst is het ook mogelijk om vrije artikelen toe te voegen aan een offerte of order. De vrije artikelen geeft een gebruiker de mogelijkheid om artikelen op een snelle manier toe te voegen aan een offerte zonder deze eerst aan te hoeven maken. Via de instellingen is het mogelijk om er een standaard grootboekrekening aan te koppelen voor de juiste exports naar een financieel pakket.
Restwaarde bij afkoop
Het systeem berekent automatisch de juiste restwaarde en zorgt voor correcte administratieve verwerking.
Op de layout staat het juist eenvoudig aangeduid dat het gaat om een verhuurartikel of dat het gaat om een verkoopartikel. Heel duidelijk voor je klant. Men weet precies wat er retour dient te komen en wat niet.
Geen dubbele boekingen meer
Reservering vanuit de klant
Reserveringen zijn vaak het startpunt van het proces. Deze komen rechtstreeks van de website of via de interne backoffice. RentMagic controleert automatisch de beschikbaarheid in het magazijn en houdt rekening met lopende reserveringen. Zo voorkom je overboekingen of conflicten.
Ook is het mogelijk om reserveringen aan te passen of te combineren met andere aanvragen.
Nadat de reservering is goedgekeurd kan er een definitieve order van gemaakt worden.
Dynamische werkstromen
Automatiseer je standaardprocessen met intelligente werkstromen (of workflows) die zich aanpassen aan elke ordersituatie.
RentMagic activeert automatisch de juiste vervolgstappen zodra een order wordt aangemaakt of wijzigt van status. Denk aan het versturen van orderbevestigingen, het aanmaken van picklijsten, het plannen van leveringen of het starten van onderhoudsroutines.
Dynamisch zoals jij het wilt
Je kunt workflows instellen per klanttype, productcategorie of zelfs per order. Het systeem stuurt automatisch taken naar de juiste medewerkers, verstuurt notificaties bij belangrijke mijlpalen en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt.
Van eenvoudige herinneringen tot complexe goedkeuringsprocessen - alles loopt geautomatiseerd volgens jouw bedrijfsregels.
Taken en planning
Je kunt ook tijdens het proces heel snel een extra taak aanmaken, zodat bijvoorbeeld iets niet vergeten wordt. Erg handig voor planners en om een project of order gestroomlijnd te houden.
De planning past zich ook volledig aan op de stappen die moeten worden genomen.
Communiceer over je handelingen
Houd alle communicatie per order overzichtelijk op één plek. Elke e-mail, telefoongesprek, wijziging of opmerking wordt gekoppeld aan de specifieke verhuurorder.
Historie en logging
Je ziet direct de volledige geschiedenis van klantcontacten, interne opmerkingen van collega's en automatisch gegenereerde statusupdates.
Het systeem kan automatisch professionele e-mails versturen bij statuswijzigingen - van orderbevestiging tot aflevernotificatie. Dit kan ook verstuurd worden naar verschillende verantwoordelijke contactpersonen bij een klant.
Tijdige updates
Klanten ontvangen tijdig updates over hun verhuur en kunnen via de portal hun order inzien en eventuele vragen stellen. Interne teams kunnen snel overleggen via gekoppelde notities zonder externe partijen te betrekken. Zo ontstaat er een compleet communicatiedossier per verhuurcontract.
Naast de reguliere communicatie worden ook alle wijzigingen bijgehouden met automatische logging.
Variatie op type handel
RentMagic ondersteunt meerdere transactietypes. Zoals het woord al doet vermoeden kun je verschillende transactietypes aanmaken binnen RentMagic. Transactietypes worden gedefinieerd vooraf en dienen herkenbaar te zijn voor de gebruikers van RentMagic. Een transactietype kan invloed uitoefenen op prijzen of andere condities binnen een order.
Uiting van communicatie
Ook kan een transactietype invloed uitoefenen op hoe een offerte of order gecommuniceerd wordt richting je klanten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een verschil is in layouts van documenten als een bepaalde transactietype gekozen wordt.
Breed inzetbaar
Een transactietype is breed inzetbaar en kan ook zorgen voor een andere vorm van facturatie of zelfs de prijzen kunnen ermee anders worden.
Transactietypes zijn in het leven geroepen als een soort lichte werkstroomaanpassing, maar met meer nadruk op individuele parameters die aangepast worden in plaats van de volledige afhandeling van een order.
Logistiek proces
Orchestreer alle verhuurbewegingen vanuit de centrale order. Het systeem genereert automatisch picklijsten wanneer materiaal gereed moet worden gemaakt, plant transportroutes voor efficiënte bezorging en houdt real-time bij waar elk artikel zich bevindt.
Voorraad bijwerken
Van uitgaand materiaal wordt automatisch de voorraad bijgewerkt en bij retour wordt gecontroleerd op volledigheid en conditie.
Leveradressen en deelleveringen
Je kunt verschillende afleveradressen per order instellen, gecombineerde transporten plannen en zelfs klanten zelf laten bepalen wanneer zij materiaal ophalen. Het systeem ondersteunt ook logistieke uitdagingen zoals deelleveringen, nalevering van ontbrekende artikelen en het omwisselen van materiaal tijdens de verhuurperiode.
Track and trace
Optionele GPS tracking en de mobiele app zorgen ervoor dat chauffeurs en magazijnmedewerkers altijd de juiste informatie hebben.
Contracten, standaard prijzen en prijsafspraken
Flexibele prijsstelling per klant, product en situatie - allemaal automatisch toegepast op basis van jouw bedrijfsregels. Je kunt hier ver in gaan.
RentMagic berekent niet alleen standaardtarieven, maar houdt ook rekening met klantspecifieke kortingen, seizoensprijzen en projectafspraken.
Complexe prijsstructuren
Het systeem kan complexe prijsstructuren aan zoals staffelprijzen bij langere verhuurperiodes, weekend- en feestdagtarieven.
Contractvoorwaarden worden automatisch gekoppeld aan het juiste klanttype en productcategorie. Wijzigingen in prijzen of condities tijdens de verhuurperiode worden netjes geadministreerd met volledige traceerbaarheid.
Internationale handel
Ook internationale transacties met verschillende valuta's en BTW wetgeving worden foutloos verwerkt. Ook dit kan allemaal netjes worden weergegeven op de documenten.
Iedere administratie binnen RentMagic onthoudt altijd de waardes van de basisvaluta.
Ontvang je betalingen
Beheer je cashflow optimaal met flexibele betalingsregelingen die aansluiten bij jouw zakelijke afspraken.
RentMagic ondersteunt verschillende betalingsschema's: van vooruitbetaling en borgstellingen tot gefaseerde betalingen bij lange verhuurperiodes. Dit kan op factuur, maar ook bijv. via iDEAL.
Termijn/tussentijdse facturen
Het systeem genereert automatisch termijnfacturen volgens afgesproken schema's en houdt bij welke bedragen nog openstaan.
Bij langlopende projecten kun je mijlpaalfacturatie instellen, waarbij betalingen gekoppeld zijn aan leveringen of projectfases.
Complexere situaties
Ook complexere constructies zoals voorschotten, creditnota's en verrekeningen met andere orders worden ondersteund. Je hebt altijd real-time inzicht in de financiële status van elke verhuurorder.
Kredietlimiet
Per klant is een kredietlimiet in te stellen zodat er altijd een controle blijft over de openstaande posten. Je kunt RentMagic koppelen met je financiële software, waardoor het mogelijk is om facturen direct af te letteren nadat een betaling is ontvangen.
Houd je cashflow gezond
Houd je cashflow gezond met flexibele tussentijdse facturatie tijdens lopende verhuurcontracten.
RentMagic genereert automatisch termijnfacturen op basis van vooraf ingestelde schema's - wekelijks, maandelijks of manueel. Het systeem berekent precies welke periode gefactureerd moet worden en houdt rekening met wijzigingen in de verhuursamenstelling.
Automatische bijstelling facturatie
Bij materiaaltoevoegingen of retour tijdens de verhuurperiode worden deze automatisch verwerkt in de volgende termijnfactuur.
Ritmes
Je kunt verschillende facturatieritmes hanteren per klant of contracttype, bijvoorbeeld maandelijkse facturatie voor vaste klanten en wekelijkse facturatie voor projecten.
Ook combinaties van vaste bedragen en variabele kosten worden ondersteund, waarbij het systeem automatisch de juiste verhoudingen berekent.
Automatisch of manueel
Het factureren kan volledig automatische plaatsvinden of manueel via de module facturatievoorstel. Je behoudt dan nog altijd een manuele controle alvorens de factuur daadwerkelijk wordt verstuurd.
De juiste timing
Pas je facturatietiming aan volgens afspraken met je klanten en optimaliseer je werkkapitaal.
Voorfacturatie
Voorfacturatie zorgt voor betaling voordat de verhuur start, ideaal voor nieuwe klanten of risicovolle projecten. Het systeem berekent automatisch voorschotten gebaseerd op verwachte verhuurwaarde en genereert creditnota's bij eventuele wijzigingen.
Nafacturatie
Ter vergelijken met nacalculatie. Nafacturatie werkt perfect voor vertrouwde zakelijke relaties waarbij betaling na afloop plaatsvindt.
RentMagic houdt bij welke bedragen vooruit ontvangen zijn en verrekent deze automatisch bij de eindafrekening.
Combinaties
Bij langlopende contracten kun je verschillende fases instellen: voorschot bij start, termijnfacturatie tijdens verhuur en eindafrekening bij retour. Het systeem waarschuwt automatisch bij afwijkingen en houdt alle financiële mutaties traceerbaar bij.
Niet onnodig factureren
Beheer complexe situaties waarbij facturatie tijdelijk gestopt of aangepast moet worden zonder administratieve rompslomp. RentMagic ondersteunt wachttijden waarbij materiaal wel bij de klant staat maar geen of weinig verhuurkosten worden gerekend - bijvoorbeeld bij onderhoud, reparaties of door omstandigheden bij de klant.
Je kunt automatische facturatiestops instellen bij bepaalde statuswijzigingen of handmatig periodes uitsluiten van facturatie.
Ideaal, zeker ook voor situaties waarbij je consignatie voorraad bij een partner neerzet.
Stops en redenen
Het systeem documenteert alle stops met reden en periode, zodat je later verantwoording kunt afleggen. Bij hervatting van de verhuur worden de juiste tarieven weer toegepast. Ook gedeeltelijke stops zijn mogelijk, waarbij bijvoorbeeld alleen bepaalde artikelen uit een order tijdelijk niet gefactureerd worden. Alle wijzigingen worden gelogd.
Factuur layouts
Creëer professionele facturen die perfect passen bij jouw identiteit en voldoen aan alle wettelijke eisen. RentMagic biedt uitgebreide mogelijkheden voor het personaliseren van factuurlayouts - van logo en kleuren tot de exacte positionering van informatie.
Verschillende sjablonen maken
Je kunt verschillende templates maken voor verschillende klanttypen: zakelijke facturen met uitgebreide specificaties, consumentenfacturen met vereenvoudigde informatie, of internationale facturen met meertalige omschrijvingen en vreemde valuta. Het systeem zorgt automatisch voor correcte BTW vermeldingen en grondslagen. De factuurnummering wordt toegepast volgens fiscale regels en alle verplichte bedrijfsgegevens.
Ga verder dan de standaard
Voeg aangepaste teksten toe, bepaal welke orderdetails wel of niet getoond worden en stel zelfs verschillende layouts in per unieke klant, vestiging of divisie.
Export naar PDF gebeurt automatisch met professionele kwaliteit.
Export van facturen
Integreer factuurgegevens naadloos met je boekhouding of ERP-systeem via krachtige exportfunctionaliteiten. RentMagic genereert automatisch bestanden in alle gangbare formaten - van eenvoudige CSV-exports tot geavanceerde XML-bestanden voor een directe ERP-koppeling.
De export bevat alle relevante gegevens: factuurregels, BTW specificaties, klantgegevens en referenties voor automatische verwerking.
Export schema zoals gewenst
Je kunt exportschema's instellen die dagelijks, wekelijks of real-time draaien, afhankelijk van je administratieve cyclus.
Via de REST API worden gegevens direct uitgewisseld met externe systemen zonder handmatige tussenkomst. Het systeem houdt bij welke facturen al geëxporteerd zijn om dubbele verwerking te voorkomen.
Foutafhandeling en logging
Foutafhandeling en logging zorgen ervoor dat geen enkele factuur verloren gaat in het proces. Ook aangepaste exportformaten voor specifieke boekhoudpakketten zijn mogelijk.