Handel

RentMagic

Handel

Terug naar ondersteuning

Wat is een factuur?

Een factuur is een schriftelijke rekening van de afgenomen verhuur- en/of verkoopartikelen. De factuur wordt in sommige situaties tussentijds en soms aan het eind van een periode gemaakt in RentMagic. De factuur kan worden verstuurd per e-mail of kan worden afgedrukt.

De facturatie binnen RentMagic kun je eenvoudig houden, maar je kunt er ook zover ingaan als dat je zelf wilt. In complexere situaties, bij organisaties waar lastige prijsstructuren gebruikt worden, kan RentMagic prima dienst doen. De facturatie moet je goed doorgronden voordat het helemaal ingericht is. Het is juist heel belangrijk om de facturatie goed in te stellen. Iedere organisatie heeft zijn eigen manier en afspraken, om klanten te bedienen. Sommige organisaties factureren vooraf, sommige achteraf. Dit alles is instelbaar en te configureren.

Een aantal essentiële eigenschappen van de facturatie vind je hieronder.

Facturatie type

RentMagic kan gebruik maken van een aantal types facturatie. Tijdens de facturatie maak je een factuur aan voor een klant, maar het proces ervan kun je per klant instellen. Als je een order aanmaakt voor een klant is het ook mogelijk om op de order zelf de facturatie te wijzigen, zodat bepaalde orders kunnen afwijken van andere. In sommige gevallen is dit wel eens nodig als er plotseling een verhuur aangevraagd wordt met grotere bedragen als anders.
  • Voorfacturatie eerste periode Dit type facturatie zorgt ervoor dat voordat de order uitgeleverd wordt, er een eerste factuur verstuurd wordt, naargelang de gekozen periode. Op de klantenkaart, of op de order is in te stellen welke periode er als eerste gefactureerd wordt. Een periode kan bijvoorbeeld zijn een week, of een maand. Deze zijn natuurlijk naargelang in te stellen. Nadat de tijd verstreken is om weer een nieuwe factuur te versturen naar de klant, dan gedraagt deze facturatie zich gewoon als tussentijdse facturatie.
  • Tussentijdse facturatie De tussentijdse facturatie is de meest gekozen type. De facturatie komt op gang op het moment dat er gefactureerd wordt. De order is niet afhankelijk van een eerste factuur, en kan gewoon worden uitgeleverd. Als als er een facturatierun gestart wordt, wordt een tussentijdse factuur opgesteld van de order.
  • Gehele periode Het is mogelijk om een gehele periode die geselecteerd is tijdens het aanmaken van de order, in één keer te factureren. Als de artikelen vroeger retour komen als gepland, dan is het natuurlijk wel mogelijk om een correctiefactuur op te stellen. Het type gehele periode wordt uitsluitend gebruikt voor kortstondige verhuurcontracten.

Correctiefacturen

Soms is het nodig om een correctiefactuur op te maken. Dit kan een creditfactuur zijn bijvoorbeeld. Voor artikelen die eerder terug gekomen zijn als gepland, kan een creditfactuur worden opgemaakt. Correctiefacturen worden net als gewone facturen gemaakt in de module factureren, waar de facturatierun plaatsvindt. Als gebruiker blijf je hier ook controle over houden. Als het systeem een voorstel doet om een correctiefactuur aan te maken, kun je als gebruiker beslissen of dit nodig is of niet.

Verzamelfacturen

RentMagic maakt standaard gebruik van verzamelfacturen. Als er voor een klant meerdere orders zijn die gefactureerd moeten worden, dan worden deze allen verzameld op een factuur. Het voordeel hiervan is dat een klant die intensief huurt, toch maar een periodieke factuur ontvangt. Het is mogelijk om op de rapportage van de factuur, het factuursjabloon, groeperingen aan te brengen. Zo wordt het voor de ontvangende partij, de klant, duidelijk waarvoor gefactureerd is. Interne verrekeningen en dergelijke zijn mogelijk.

Het is mogelijk om de verzameling aan te passen in de systeeminstellingen bij instelling Groeperen op. Deze instelling zorgt ervoor dat de groepering plaatsvindt tijdens de facturatie.

Facturatie voorstel

In de module facturatie worden voorstellen gedaan van orders die gefactureerd moeten worden. Ook eventuele correcties worden getoond in dit overzicht. Het facturatievoorstel laat uitsluitend orders zien waarvan de looptijd is verstreken ten opzichte van de laatst verstuurde factuur. Hiermee is het mogelijk om klanten periodiek te factureren, zonder dat ze iedere keer een factuur ontvangen als er gefactureerd wordt. Deze instelling is ook in de systeeminstellingen terug te vinden: Aantal dagen tussen facturen. Op de klantkaart kun je deze instelling ook aanpassen.

Factuur samenstelling

Een factuur is opgebouwd uit een aantal regels, welke uit de order zijn gekopieerd. Per orderregel wordt een factuurregel opgesteld. Afhankelijk van de laatste keer dat er voor deze regel een factuur verstuurd is, mits je met tussentijdse facturatie werkt, wordt er weer gefactureerd. De opbouw van de regel, wordt altijd opnieuw samengesteld vanaf het eerste moment dat het artikel verhuurd is minus het bedrag wat al eerder in rekening gebracht is. Dat betekent dat de klant altijd een eerlijke prijs krijgt.

Orderregels factureren

Het is mogelijk om : Orderregels apart te factureren. Vanuit de order zelf kun je bepaalde orderegels selecteren en direct factureren. De facturatie die op dat moment plaatsvindt, wordt ook vastgelegd op de orderegels. Bij een eerstvolgende factuur van dezelfde order wordt rekening gehouden met de laatste facturatie voor deze regels.

Tussentijds of gedeeltelijk factureren

Als je een order tussentijds factureert, dan kun je in de orderregels (artikelen), zien tot wanneer gefactureerd is. Per orderregel wordt dit bijgehouden en zo blijft het voor de verantwoordelijke voor de facturatie altijd goed in beeld wat er wel en niet is gefactureerd. Let er dus op dat RentMagic niet een gehele order per definitie factureert, maar dat dit bijgehouden wordt op een orderregel (artikel).

Verhuur, verkoop of vrije artikelen

Verkoop en de vrije artikelen worden direct gefactureerd tijdens de eerste facturatie van een order. Ook als er verhuurartikelen meerdere malen worden gefactureerd op een order, zullen de verkoop en vrije artikelen alleen maar op de eerste factuur worden getoond.

 Handel > Processen > Facturen

Het overzicht van alle facturen in RentMagic wordt nu geopend. Het overzicht is standaard gefilterd op status. Boven het overzicht kun je de filter wijzigen, zodat facturen in de andere status weergegeven worden.

Uitleg velden van een factuur

Acties

Factuur maken

Als je handmatig een nieuwe factuur wilt maken, klik dan op  nieuw.

Uitleg over het maken van een nieuwe factuur


Factuur wijzigen

Als je een bestaande factuur wilt aanpassen, dubbelklik dan de desbetreffende factuur in het overzicht. Het factuur details scherm wordt dan geopend en je kunt je wijzigingen doorvoeren.

Uitleg over het wijzigen van een factuur


Factuur verwijderen

Dit is geen gebruikelijk proces.

Uitleg over het verwijderen van een factuur


Artikelen toevoegen op een factuur

Op een factuur dienen artikelen te worden toegevoegd. Voeg artikelen toe en je bereken de totaalprijs van de factuur. Vervolgens kan deze factuur verstuurd worden naar de klant.

Uitleg over het toevoegen van artikelen op een factuur