Verschillende hulpbronnen
Meer dan alleen medewerkers
Naast je personeel heb je andere hulpbronnen nodig voor een succesvolle verhuuroperatie. Denk aan bedrijfswagens, speciale gereedschappen, hijskranen of andere apparatuur die nodig is voor leveringen en service. RentMagic behandelt al deze resources op dezelfde manier als je medewerkers - met planning, beschikbaarheid en toewijzing.
Geïntegreerde resource planning
Plan niet alleen wie een klus gaat doen, maar ook welke middelen daarbij nodig zijn. Een levering van zware machines vraagt om een vrachtwagen én een ervaren chauffeur. Een serviceopdracht heeft misschien speciale gereedschappen én een gecertificeerde monteur nodig. Het systeem zorgt ervoor dat alle benodigde resources tegelijk beschikbaar zijn.
Optimaal gebruik van alle middelen
Door al je hulpbronnen centraal te beheren, voorkom je knelpunten en maximaliseer je de benutting. Zie welke bedrijfswagens het meest gebruikt worden, welke gereedschappen vaak nodig zijn en waar mogelijk bottlenecks zitten. Zo investeer je slim in nieuwe resources en plan je efficiënter
Planning
Slimme personeelsplanning voor optimale inzet
Plan je medewerkers op basis van hun competenties, beschikbaarheid en werklocatie. Een kraanoperateur kan niet zomaar een hoogwerker bedienen, en iemand die in Amsterdam werkt kan niet om 8 uur in Utrecht zijn. RentMagic houdt rekening met alle factoren die belangrijk zijn voor realistische planning.
Geïntegreerd met materiaalplanning
De personeelsplanning werkt naadloos samen met je materiaalplanning. Wanneer je een levering plant, toont het systeem direct welke chauffeurs beschikbaar zijn en welke medewerkers de juiste certificering hebben. Zo voorkom je situaties waarbij je wel materieel maar geen geschikte medewerker hebt.
Flexibel inspelen op wijzigingen
In de verhuurbranche verandert er constant iets - spoedklussen, zieke medewerkers of uitlopende projecten. De planning helpt je snel alternatieve oplossingen te vinden en wijzigingen door te voeren. Wie kan inspringen, welke klussen kunnen verschoven worden en hoe pak je onverwachte situaties aan?
Synchronisatie met Outlook
Persoonlijke agenda's automatisch gesynchroniseerd
Koppel RentMagic direct aan de Outlook agenda's van je medewerkers. Alle afspraken en taken vanuit RentMagic kunnen tussen de persoonlijke afspraken worden meegenomen in de planning. Zo voorkom je dat je medewerkers inplant op momenten dat ze niet beschikbaar zijn.
Overlay weergave
In Outlook is het mogelijk om de overlay weergave in te schakelen om mensen de beste weergave te geven van de taken vanuit RentMagic. Alles is dan geïntegreerd in één agenda. Heel handig en overzichtelijk.
Geen dubbele boekingen meer
Door directe synchronisatie met Outlook heb je altijd actuele informatie over de beschikbaarheid van je team. Medewerkers hoeven niet meer handmatig door te geven wanneer ze vrij zijn en jij hoeft niet meer te raden of iemand beschikbaar is. Het systeem weet het gewoon.
Workflows en taken
Gestructureerde processen voor consistent werken
Definieer workflows die aangeven welke stappen uitgevoerd moeten worden voor verschillende processen. Een levering bestaat bijvoorbeeld uit laden, transporteren, uitleveren en handtekening ophalen. Het systeem zorgt ervoor dat elke stap wordt afgevinkt voordat de volgende kan beginnen.
Real-time voortgang en communicatie
Volg de voortgang van workflows in real-time en zie waar eventuele vertragingen ontstaan. Medewerkers kunnen direct communiceren over problemen of wijzigingen, zodat de planning tijdig kan worden bijgesteld. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor tevreden klanten.
Contracten voor bepaalde en onbepaalde tijd kunnen worden aangemaakt. Ieder handelsdocument kan worden gekoppeld aan een contract, zodat staffel- of andere prijsafspraken direct berekend worden. Altijd de juiste prijs voorhanden!
Periodeprijzen die afgesproken zijn, bijvoorbeeld met kortingen, worden allemaal bijgehouden op een order en zelfs op de regels. Prijzen kunnen ook specifiek op een order worden aangepaste (bijv. een éénmalige deal), welke dan voor de volledige looptijd van de order van toepassing blijven.
Je kunt veel instellen als je dat wilt, maar je kunt het ook eenvoudig houden. Dat bepaal je helemaal zelf.
Teams maken
Organiseer medewerkers in logische groepen
Maak teams die aansluiten bij jouw bedrijfsstructuur en werkwijze. Stel een leverteam samen met chauffeurs en laders, vorm een serviceteam met monteurs en technici of creëer een projectteam voor grote klussen. Elk team krijgt zijn eigen taken, planning en verantwoordelijkheden.
Flexibele teamsamenstelling naar behoefte
Medewerkers kunnen lid zijn van meerdere teams afhankelijk van hun vaardigheden en werkzaamheden. Een ervaren monteur kan bijvoorbeeld deel uitmaken van zowel het serviceteam als het spoedteam. Zo maak je optimaal gebruik van de talenten en expertise in je organisatie.
Teamleiders en verantwoordelijkheden
Wijs teamleiders aan die overzicht houden over de taken en prestaties van hun team. Zij kunnen taken toewijzen, prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat deadlines gehaald worden. Deze heldere hiërarchie zorgt voor efficiënte communicatie en duidelijke verantwoordelijkheden
Automatische werklast verdeling
Eerlijke taakverdeling zonder handmatig puzzelen
RentMagic verdeelt taken automatisch over beschikbare medewerkers (of teams) op basis van werkbelasting, competenties en locatie. Niemand krijgt te veel op zijn bord terwijl anderen weinig te doen hebben. Het systeem zorgt voor een eerlijke verdeling die rekening houdt met wat iedereen al op zijn planning heeft staan.
Slimme algoritmes voor optimale efficiency
De automatische verdeling houdt rekening met ingeplande capaciteit en urgentie van taken. Zo werk je niet alleen eerlijk, maar ook zo efficiënt mogelijk.
Minder stress, betere prestaties
Door werklasten automatisch te balanceren voorkom je overbelasting en stress bij je team. Medewerkers kunnen zich concentreren op hun werk zonder zich zorgen te maken over ongelijke behandeling. Dit leidt tot hogere productiviteit, minder ziekteverzuim en een betere werksfeer.
Taakwachtrijen
Overzichtelijke lijst van openstaande taken
Alle openstaande taken komen terecht in georganiseerde wachtrijen waar teamleden uit kunnen kiezen. Van urgente leveringen tot routinematig onderhoud - alles staat netjes op een rijtje met duidelijke prioriteit en benodigde tijd. Zo weet iedereen wat er gedaan moet worden en in welke volgorde.
Medewerkers kiezen passende taken
In plaats van alleen toegewezen taken kunnen medewerkers ook zelf taken oppakken uit de wachtrij die bij hun vaardigheden en beschikbare tijd passen. Dit geeft hen meer autonomie en zorgt ervoor dat taken sneller worden opgepakt door mensen die er geschikt voor zijn.
Automatische prioritering en filtering
Taken worden automatisch gesorteerd op urgentie, deadline en type werk. Spoedklussen staan bovenaan, routinewerkzaamheden onderaan. Medewerkers kunnen filteren op hun specialisatie zodat ze taken zien die bij hun competenties passen. Zo blijft de wachtrij overzichtelijk en werkbaar.
Tijdsloten configureren
Werktijden die aansluiten bij jouw bedrijf
Stel per medewerker en team de juiste werktijden in - van standaard kantoortijden tot flexibele diensten en weekendwerk. Sommige chauffeurs beginnen vroeg, monteurs werken soms in ploegendienst en kantoorpersoneel houdt reguliere uren. RentMagic plant taken alleen binnen de geconfigureerde tijdsloten.
Verschil tussen openingstijden voor klanten en voor personeel
Tijdsloten kunnen ook worden toegepast voor openingstijden voor klanten. Wanneer kan een klant langskomen voor materiaal? Dit is allemaal in te stellen met specifieke tijdsloten.
Takenlijst ontvangen op de mobiele app
Je medewerkers zijn de hele dag onderweg en hebben niet altijd toegang tot een computer. Via de mobiele app ontvangen ze hun persoonlijke takenlijst direct op hun smartphone of tablet. Van ochtendleveringen tot serviceopdrachten, alles staat overzichtelijk op hun scherm met alle benodigde informatie.
Taken kunnen direct worden afgevinkt zodra ze klaar zijn, foto's toegevoegd bij schademeldingen en handtekeningen verzameld voor leveringsbevestiging. Door real-time updates weet kantoor altijd hoe de dag verloopt en kunnen planningen tijdig worden bijgesteld bij onverwachte situaties.
Zo blijft iedereen op de hoogte zonder constant te hoeven bellen of berichten te sturen. Medewerkers werken zelfstandiger en efficiënter, terwijl management altijd overzicht houdt over de voortgang van alle werkzaamheden.
